Gestion documentaire
Circuit de validation, versioning automatique et confirmations de lecture.
Est-ce que chaque pilote de processus peut voir uniquement ses documents et ses indicateurs ?
Oui, dans Agilium, chaque pilote de processus peut disposer d’une vue limitée à ses propres documents et indicateurs, avec des droits de lecture et de modification.
Pour les autres processus et documents, il bénéficie d’un accès en lecture seule.
Le responsable qualité conserve quant à lui une gestion globale de l’application : gestion des accès, lecture, modification des contenus et attribution des rôles sur l’ensemble des processus et des documents.- ged, indicateurs
Quand on archive un document, disparaît-il complètement ?
Lorsqu’un document est archivé, il disparaît de la vision des utilisateurs mais reste accessible aux administrateurs. Il peut être remis en service si besoin.
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Est-ce qu’il y a des relances automatiques si un document n’est pas validé dans les délais ?
Oui, on peut paramétrer des délais et générer des relances automatiques, par exemple au bout de 10 jours puis quotidiennement, jusqu’à validation.
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Aujourd’hui on est sur SharePoint, mais c’est limité. Comment votre GED se compare-t-elle à SharePoint ?
SharePoint est généraliste et pas optimisé pour la qualité : il n’y a pas de gestion native des cycles de vie, des validations qualité, ni des plans d’action. Agilium est pensé spécifiquement pour la gestion documentaire et qualité, ce qui simplifie la configuration, l’utilisation et l’auditabilité.
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On veut pouvoir gérer les modes opératoires, avec un rédacteur, une validation par l’équipe, puis des signatures. Est-ce que c’est possible d’enregistrer ça et d’avoir une synthèse simple à présenter en audit ?
Oui, c’est exactement la logique des workflows documentaires d’Agilium : vous définissez les étapes (rédaction, validation, approbation, diffusion). Le logiciel trace toutes les signatures et génère un historique exploitable directement pour vos audits.
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Peut-on importer dans Agilium nos documents existants ?
Deux scénarios sont possibles : soit on importe tous vos documents existants dans Agilium (y compris les métadonnées), soit vous profitez du projet pour faire du ménage et vous les intégrez progressivement. Les deux solutions sont viables, c’est un choix organisationnel.
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Peut-on avoir plusieurs approbateurs ?
Oui, Agilium permet de définir plusieurs contributeurs et approbateurs dans les workflows documentaires.
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Est-ce que Agilium permet de dématérialiser et automatiser d'autres processus que la qualité ?
Oui, Agilium propose un module « Enregistrements » qui est un concepteur no code. Il permet de concevoir rapidement et sans programmation des workflows. Exemple d’utilisation courante : Déclaration d’incidents, Contrôles de matériel, etc…
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Peut-on dématérialiser les dossiers de fabrication pour les ateliers ?
La solution permet de dématérialiser les dossiers de fabrication en ateliers, en regroupant l’ensemble des documents et formulaires qualité au même endroit.
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Peut-on personnaliser les en-têtes, pieds de page et modèles Word ?
Les modèles Word (en-têtes, pieds de page, styles) peuvent être configurés directement dans Agilium pour homogénéiser vos documents.
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Quel type de fichier peut-on partager ?
Agilium prend en charge tous types de fichiers classiques : Word, Excel, PDF, images, ce qui permet une grande souplesse dans la gestion documentaire.
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Peut-on personnaliser le plan de classement selon nos besoins ?
Le plan de classement est entièrement personnalisable et évolutif, pour s’adapter à vos besoins organisationnels et vos évolutions futures.
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Peut-on rechercher les documents par fiche de poste ou par processus ?
Les recherches documentaires peuvent se faire facilement par critères tels que fiche de poste, processus ou mots-clés, avec des filtres avancés.
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Il y a obligatoirement une durée de validité pour les documents ?
Oui, dans le répertoire qualité (uniquement) il est impératif de définir une durée de validité pour chaque document, avec des alertes automatiques envoyées avant échéance pour planifier la révision.
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Peut-on avoir un tableau général indiquant les documents en illimité et leur date de révision ?
Un tableau de bord est disponible pour suivre l’ensemble des documents, leurs dates de révision, et anticiper les actions de mise à jour nécessaires.
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Peut-on retrouver tous les documents par type de poste, par exemple gestionnaire financier ?
Agilium permet de retrouver les documents par poste, processus ou service, grâce à un moteur de recherche multicritères basé sur des métadonnées personnalisables.
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Peut-on avoir plusieurs plans de classement par site ou pays ?
Agilium permet de configurer plusieurs plans de classement adaptés à vos sites, filiales ou pays, tout en gardant une cohérence de la structure documentaire globale.
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La codification des documents est-elle automatisée & personnalisable ?
La codification dans Agilium est automatique, personnalisable selon votre structure existante, et empêche les doublons. Cela garantit l’unicité de chaque référence documentaire créée.
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On reçoit une notification quand un document arrive à échéance ou est révisé ?
Oui. Agilium envoie une notification automatique avant qu’un document arrive à échéance, et à chaque nouvelle révision. Vous définissez les délais d’alerte, Agilium s’occupe du reste.
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Comment gérez-vous les droits d'accès par profil/rôle ?
La confidentialité est assurée par une gestion fine des droits d’accès : vous pouvez définir pour chaque dossier ou document qui a le droit de le consulter, de le modifier ou d’y contribuer.
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