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Un besoin d’une solution multi-site
L’UPEC est ancrée depuis plus de 20 ans au cœur d’une démarche qualité structurée. Avec 7 certifications déjà obtenues et 4 en cours d’obtention, l’université se doit de capitaliser ses acquis et faciliter les pratiques liées à la qualité. La diversité de nos métiers et la répartition géographique de nos effectifs (16 campus) rendent essentiel la mise à disposition d’un outil collaboratif, transversal et centralisé.
« Avec une organisation propre à un établissement d’enseignement supérieur, l’UPEC dispose d’un fonctionnement complexe. Il est souvent difficile d’apprécier l’état d’avancement de nos démarches qualité et l’atteinte des objectifs prédéfinis. Dans un tel contexte, le pilotage par les outils devient absolument incontournable. »
Avant : Un pilotage de la qualité cloisonné
Avant le suivi et déploiement de nos démarches qualité reposaient sur Excel et des outils bureautiques connexes et étaient propres à chaque entité porteuse. Cette approche engendrait une perte d’information et rendait difficile le suivi des audits ou la dynamique d’amélioration continue initiée par exemple. L’absence de base de données commune limitait la visibilité globale sur des démarches qualité existantes.
« Comme beaucoup d’établissements en charge de démarches qualité, nous avions recours aux outils du pack office 365 mais ce n’était pas adapté : sans véritable base de données, des fichiers dispersés, et encore moins pratique quand on est réparti sur plusieurs campus. C’est précisément pour cette raison que j’ai souhaité centraliser l’information dédiée via l’acquisition d’un outil. »
Le choix d’Agilium comme solution qualité
Le choix d’Agilium s’est imposé par sa capacité à combiner capitalisation, pilotage et visibilité au sein d’un seul outil. L’université recherchait une solution adaptée au secteur public, flexible et évolutive.
Ces fonctionnalités d’Agilium répondent directement aux besoins particuliers des universités :
Pilotage des certifications et accréditations (HCERES, ISO, Qualiopi, etc.), avec une meilleure traçabilité des preuves et un suivi clair des actions d’amélioration.
Suivi des laboratoires de recherche et de leurs processus qualité, souvent très autonomes mais intégrés à une démarche globale.
Gestion multi-campus et multi-entités, permettant de centraliser les informations tout en respectant les spécificités de chaque faculté, école ou institut.
Adaptation à la diversité des métiers présents dans les universités (administration, recherche, enseignement, support), avec des workflows paramétrables selon les besoins.
Pilotage global du système qualité, offrant une vision consolidée pour la direction tout en maintenant la responsabilisation locale des acteurs.
«Ce que nous apporte Agilium, c’est à la fois la capitalisation de l’existant et une vraie dimension propre au pilotage SMQ : nous savons quels seront nos prochains audits qualité, quels processus viennent d’être mis à jour et nous disposons de plans d’actions d’amélioration clairs et structurés. Grâce à l’outil, tout est capitalisé et actualisé sans compter sur le reporting visuel en temps réel qui est un vrai plus, ce qui change radicalement la façon dont nous pilotions nos démarches qualité auparavant.»
Un déploiement agile et collaboratif
A l’UPEC, la mise en place de l’outil a été adossé à la méthode agile, avec la planification d’ateliers courts (scrums), de groupes de travail utilisateurs et une implication constante des parties prenantes concernées. Ces remontées utilisateurs ont été conséquentes et facilité par la disponibilité et le portage des équipes Agilium (volet technique).
« La mise en place de l’outil s’est faite avec beaucoup d’agilité (implication des parties prenantes) dans un état d’esprit participatif et collaboratif… les utilisateurs ont été associés à future ergonomie de l’outil notamment le paramétrage et les fonctionnalités de l’outil.»
En impliquant les utilisateurs dès la phase de paramétrage, Agilium a pu adapter l’outil aux réalités de chaque entité et aux besoins spécifiques de chaque démarche qualité. Résultat : les utilisateurs se sont reconnus dans l’outil final, ce qui a facilité son adoption au quotidien et limité la résistance au changement.
Obtenir un système qualité, structuré comme celui de l'UPEC
GED, audits, non-conformités et pilotage : tout centralisé dans une seule plateforme.
Analyse et prise de décision facilitées
Agilium est aujourd’hui utilisé comme véritable base de données. Chaque action d’amélioration ou processus métier saisis nourrissent des tableaux de bord et des visuels facilitant le reporting et orientant l’analyse et la prise de décision.
« L’outil offre une véritable interprétation visuelle des données : il analyse, capitalise et restitue clairement le nombre d’actions réalisées, en cours ou clôturées pour exemple. Ce reporting visuel (actions, audits et non-conformités) propre au pilotage d’un SMQ est l’un des atouts majeurs que j’en retire au quotidien.
L’analyse est automatisée ce qui rend intéressant l’outil : j’ai un plan d’actions comprenant 50 actions, en un clin d’œil je sais que 20 sont en cours, 30 sont clôturées… Et surtout, l’outil permet le rappel et les notifications par mail, ce qui facilite le suivi et évite les oublis auprès des utilisateurs.»
La cartographie des processus façon Université
L’UPEC a sa propre cartographie des processus et a décliné cette dernière à plusieurs niveaux :
- A l’échelle de l’établissement,
- A l’échelle d’une entité,
- A l’échelle d’un domaine métier.
Cette double approche fonctionnelle et structurelle est particulièrement pertinente dans un contexte universitaire où la diversité des métiers impose une représentation claire et partagée de nos activités.
« Nous avons exploité la cartographie des processus sous différents angles pour faciliter l’appropriation par tous. Afin que chacun puisse se situer dans les différents environnements proposés (service centraux, communs, composantes et laboratoires) et c’est vrai que l’outil permet cette souplesse »
Mme Matecki a déjà comme perspective d’ajouter en toute autonomie – grâce à l’interface « glisser déposer » – une tuile supplémentaire dédiée aux « fonctions métiers ».
« En un clic, je consulte tous les processus afférents au métier de gestionnaire scolarité par exemple » — Sylvie Matecki Dit Materklas
Adoption et simplicité d’usage
Agilium s’est révélé accessible et suffisamment simple pour être utilisé par le secteur public et les agents publics aux profils métiers variés. La solution permet de fédérer une culture qualité connue et partagé par tous.
« Il est accessible, pas trop complexe… il répond aux besoins propres en terme de pilotage d’un SMQ, aussi bien pour les certifications obtenues que celles en cours d’obtention. » — Sylvie Matecki Dit Materklas
L’outil s’intègre parfaitement dans l’environnement de travail des acteurs qualité à l’UPEC et facilite le pilotage institutionnel – dont j’ai la responsabilité – auprès des entités (facultés, écoles, laboratoires, services centraux et communs)
Résultats obtenus
Aujourd’hui, 39 utilisateurs exploitent Agilium. Les principaux bénéfices sont :
- Traçabilité renforcée des actions qualité menées au sein de l’établissement (audits internes et externes par exemple)
- Capitalisation des démarches qualité existantes et à venir (conservation historique).
- Gestion automatisée (plans d’actions, processus, audits, GED, amélioration continue, cartographie processus)
«Nous sommes désormais sur un socle de connaissances commun : chacun connaît le spectre des démarches qualité de l’UPEC, ce qui facilite le partage des pratiques et le partage de l’information»
De nouveaux usages en perspective : volet performance
L’UPEC envisage d’élargir l’usage d’Agilium au management des risques (pilotage/gestion des risques) proposée dans la plateforme et de renforcer le management de la qualité (tableaux de bord qualité et pilotage des instances qualité). L’objectif est de disposer d’une vision globale de la performance propre aux démarche qualité de l’établissement
Recommanderiez-vous Agilium aux autres universités intéressées ?
« Je recommanderais, oui. La souplesse du paramétrage est un vrai atout, même si elle exige au départ un investissement important de l’équipe projet . Le logiciel Agilium permet un vrai pilotage du SMQ (actions, audits et non-conformités), tout est capitalisé et actualisé et le reporting visuel en temps réel est un vrai plus. »
Comme tout projet de transformation, la mise en place d’un logiciel qualité au sein d’une université peut susciter quelques interrogations. Certaines préoccupations reviennent fréquemment chez les établissements d’enseignement supérieur : le coût du projet, l’adaptation des équipes, la durée de déploiement ou encore la résistance au changement.
Grâce à l’approche d’Agilium, ces points ont été anticipés et transformés en leviers de réussite :
- Temps de mise en œuvre maîtrisé grâce à un accompagnement structuré et un déploiement progressif par périmètre (pilote, puis généralisation).
Retour sur investissement mesurable, notamment par la réduction du temps passé à consolider les indicateurs, la suppression des doublons d’informations et l’amélioration du suivi des actions.
Intégration fluide avec les systèmes existants (SharePoint, outils bureautiques, bases internes), afin d’éviter toute rupture dans les pratiques des équipes.
Formation et accompagnement du changement, incluant des sessions adaptées à chaque profil (administratif, enseignant, laboratoire) pour favoriser l’adhésion.
Conclusion
Grâce à Agilium, l’UPEC a franchi un cap dans la digitalisation de son système qualité : traçabilité renforcée, partage transversal, automatisation des plans d’action et cartographie des processus adaptée à la complexité universitaire. Le projet illustre comment un outil accessible et bien accompagné peut transformer durablement la gestion qualité dans l’enseignement supérieur.
« C’est très plaisant, vous êtes ouverts et réactifs, et l’outil reste utile et simple. J’apprécie le fait que vous soyez à l’écoute des retours métiers et prêts à faire évoluer la solution, ce qui me donne la possibilité d’aller exactement dans la direction que je souhaite pour piloter la qualité à l’université. » — Sylvie Matecki Dit Materklas
«Nous sommes désormais sur un socle de connaissances commun : chacun connaît le spectre des démarches qualité de l’UPEC, ce qui facilite le partage des pratiques et le partage de l’information»
- GED
- AMELIORATION CONTINUE
« Agilium est un véritable outil pour piloter notre système de management de la qualité institutionnel et bien plus… il nous permet de capitaliser les informations, les livrables ; de disposer d’éléments de reporting visuels mais surtout de fédérer personnels et entités autour d’un même outil dédié à la démarche qualité.»
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